Správa základních registrů (dále jen „SZR“) zahájila rozesílání záznamů o využívání údajů z registru obyvatel za rok 2022 v podobě výpisů, které budou postupně doručovány do datových schránek. Fyzické osoby, které mají v registru obyvatel zapsanou aktivní datovou schránku, tak z výpisu zjistí, který orgán veřejné moci a soukromoprávní uživatel, kdy a proč se během loňského kalendářního roku dotazoval na jejich údaje, které jsou v registru obyvatel vedeny jako referenční. Na zprávu není třeba odpovídat, ani výpis poskytovat k dalšímu využití.
Prostřednictvím tohoto výpisu je příjemce informován, který orgán veřejné moci (OVM) a soukromoprávní uživatel (SPUÚ) si vyžádal informace z registru obyvatel (položka Subjekt /OVM/SPUÚ), pod jakou agendou (položka Agenda), jakým informačním systémem (položka kód AIS/SSVÚ), kdy tak učinil (položka Datum a čas) a z jakého důvodu (Důvod/účel). V případě, že výpis o využívání údajů obsahuje vyšší počet záznamů, bude doručen v několika na sebe navazujících datových zprávách. Každá datová zpráva obsahuje 2 přílohy, a to ve formátu PDF a ve formátu CSV, který je strojově čitelný. Obsah údajů v přílohách je totožný. Bližší informace k záznamu naleznete v příručce Jak_číst_záznam_o_využívání_údajů_v_ROB_2.2__230331.pdf1.01 MB
Pokud by příjemce měl pochybnosti o oprávněnosti přístupu uvedených subjektů k referenčním údajům jeho osoby vedeným v základním registru obyvatel, může se obrátit přímo na příslušný subjekt s žádostí o poskytnutí doplňujících informací na základě zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, Ministerstvo vnitra ani Správa základních registrů nemohou ovlivnit obsah jednotlivých položek obsažených ve výpisu.
Kdo chce mít přehled o využívání údajů průběžně a nechce čekat na souhrnný roční výpis, může si bezplatně, má-li zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku fyzické osoby, kdykoliv nechat zaslat výpis (za období nejdéle 2 roky zpětně od podání žádosti) pomocí jednoduchého formuláře na Portálu občana.
V případě, že osoba zapsaná v registru obyvatel má zájem o „Záznam o využívání údajů v registru obyvatel“ a nemá zřízenu datovou schránku, může požádat o vyhotovení výpisu na kontaktním místě Czech POINT. Takto získaný výpis je však zpoplatněn, proto doporučujeme na místě předem ověřit počet stránek výpisu.
SEZNAM NEJČASTĚJŠÍCH DOTAZŮ A ODPOVĚDÍ K ROČNÍM VÝPISŮM O VYUŽITÍ ÚDAJŮ V REGISTRU OBYVATEL
1. Proč mi byl výpis zaslán?
Výpis je zasílán automaticky bezplatně za každý uplynulý kalendářní rok všem subjektům vedeným v registru obyvatel, které mají zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku. Jde o splnění povinnosti vyplývající z ustanovení § 14 odst. 4 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů.
2. Nerozumím, co se ode mě žádá a co mám s výpisem udělat?
Výpis má informativní charakter a nevyžaduje z Vaší strany žádnou reakci. Obsahuje informace o tom, který orgán veřejné moci a soukromoprávní uživatel, v jaké agendě a z jakého důvodu se na Vaši osobu v registru obyvatel dotazoval. Na základě tohoto záznamu můžete zkontrolovat, zda nedošlo ke zneužití Vašich údajů a v případě pochybností požadovat od uživatele údajů vysvětlení, najdete jej ve sloupci Subjekt (OVM/SPUÚ). Toto právo Vám náleží ze zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů. Podrobnější informace, jak se vyznat v záznamu jsou k dispozici v příručce 
Jak_číst_záznam_o_využívání_údajů_v_ROB.pdf1.01 MB
3. Nemohu přílohu PDF nebo CSV otevřít.
Datová zpráva obsahující záznam o využívání údajů je odesílána se dvěmi přílohami ve formátu PDF a strojově čitelném formátu CSV. Pro běžného uživatele poslouží otevření výpisu ve formátu PDF, k čemuž slouží bezplatně dostupné aplikace (např. Adobe Reader). Příloha ve formátu CSV slouží ke strojovému zpracování. Je možné jej otevřít v libovolném textovém editoru (např. Poznámkový blok). Pro pohodlnější práci však doporučujeme vzhledem k charakteru dat CSV některý z tabulkových procesorů (např. MS Excel). Oba formáty, PDF i CSV, obsahují totožné údaje o využívání.
4. Jak poznám, že jsem subjektem údajů v registru obyvatel a jaké údaje jsou o mě vedeny?
Registr obyvatel vede údaje o osobách uvedených v § 17 zákona č.111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů. Stejný zákon v § 18 stanovuje, které údaje se o osobě vedou. Bližší informace naleznete zde.
5. Jsou výpisy zasílány zdarma a jak často?
Výpis je odesílán jedenkrát ročně (vždy za uplynulý kalendářní rok) a bezplatně do datových schránek subjektů údajů.
6. Nemám datovou schránku, jak mohu výpis získat?
Pokud nemáte zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku fyzické osoby, můžete jako subjekt údajů registru obyvatel požádat o záznam o využívání údajů v registru obyvatel za Vámi určené období na kontaktním místě veřejné správy Czech POINT. Vydání ověřeného výstupu je zpoplatněno následovně. První stránka výpisu ve výši 100,-Kč a za každou další započatou stránku 50,-Kč dle zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů. Z tohoto důvodu doporučujeme předem ověřit počet stran výpisu.
7. Zřídil jsem si datovou schránku, ale výpis mi nedorazil.
Odesílání probíhá jedenkrát za rok. Pravděpodobně jste si zřídil datovou schránku až po termínu odesílání. O výpis však můžete bezplatně zažádat online vyplněním formuláře „Záznam o využívání údajů v registru obyvatel“ umístěném na Portálu občana. Je třeba mít na paměti, že datová schránka musí být nejen zřízena, ale i zpřístupněna.
Dalším důvodem pro neobdržení výpisu může být skutečnost, že o Vás nejsou vedeny referenční údaje v registru obyvatel (tzn. nejste subjektem údajů v registru obyvatel), a proto jste nemohl obdržet tento výpis.
8. Nemám zájem o tento výpis. Jak mohu zrušit jeho zasílání?
Vaší žádosti není možné vyhovět. Povinnost zasílat jednou ročně záznam o využívání údajů v registru obyvatel vyplývá ze zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů, konkrétně z ustanovení § 14 odstavce 4: „Záznam o využívání údajů v základním registru zasílá správce příslušného základního registru bezplatně osobě uvedené v odstavci 3 (osoba, o které jsou údaje vedeny), má-li zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku, vždy za každý uplynulý kalendářní rok, do datové schránky.“ SZR musí tuto zákonnou povinnost respektovat.
9. V hlavičce výpisu nejsou moje osobní údaje správně. Kde je mohu reklamovat?
Pakliže zjistíte nesoulad některého z referenčních údajů registru obyvatel, které jsou o Vás vedeny se skutečným stavem, můžete v souladu s §14 odst. 6 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů podat žádost o změnu údajů při zjištění nesouladu v registru obyvatel, tzv. reklamaci údaje u editora nebo prostřednictvím kontaktního místa veřejné správy Czech POINT nebo online v Portálu občana (v sekci Údaje - registr obyvatel - reklamovat údaje).
