Ochrana osobních údajů

Kategorie subjektů údajů

Účel zpracování osobních údajů

Právní základ a zpracovávané osobní údaje

Doba zpracování osobních údajů

Předávání osobních údajů třetím osobám

Zaměstnanci

Plnění a realizace rozhodnutí o přijetí do služebního poměru a případně plnění smluv uzavřených se zaměstnanci

Právním základem je splnění právní povinnosti, kterou DIA ukládají příslušné právní předpisy, případně plnění smlouvy, byla-li se zaměstnancem uzavřena.

Identifikační údaje (titul, jméno, příjmení, rodné číslo, e-mail, adresa bydliště, foto, přehled údajů o dosavadní praxi, číslo bankovního účtu).

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu.

Osobní údaje mohou být případně předávány právním zástupcům DIA.

Plnění a realizace pracovních a jiných smluv uzavřených se zaměstnanci

Právním základem je plnění smlouvy.

Identifikační údaje (titul, jméno, příjmení, rodné číslo, e-mail, adresa bydliště, foto, přehled údajů o dosavadní praxi, číslo bankovního účtu).

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu.

Osobní údaje mohou být případně předávány právním zástupcům DIA.

Uplatňování nároků ze smluvních vztahů po skončení služebního poměru či po rozvázání pracovně-právního vztahu.

Právním základem je oprávněný zájem DIA spočívající v právu vymáhat pohledávky, náhradu škody a jiné nároky, které za trvání smluvního vztahu se zaměstnancem DIA mohly vzniknout.

Identifikační údaje (jméno, příjmení, rodné číslo, e-mail, adresa bydliště, foto, přehled údajů o dosavadní praxi, číslo bankovního účtu).

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu tří let od ukončení smluvního vztahu, v případě soudního řízení po celou dobu řízení.

Osobní údaje mohou být předávány třetím osobám, a sice právním zástupcům DIA, za účelem domáhání se práv DIA. Osobní údaje mohou být předány nadřízenému služebnímu úřadu v případě rozhodování o odvolání a dále jinému služebnímu úřadu v případě převedení zaměstnance na jiný služební úřad.

Plnění povinností DIA v oblasti vedení účetnictví a v oblasti daní a pojištění

Právním základem je splnění právní povinnosti, kterou DIA ukládají příslušné právní předpisy.

Identifikační údaje (jméno, příjmení, rodné číslo, e-mail, adresa bydliště).

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu zákonné archivace.

Osobní údaje mohou být předávány třetím osobám, a sice daňovým poradcům a externím účetním, za účelem odborné konzultace. Osobní údaje jsou dále předávány České správě sociálního zabezpečení.

Sledování aktivit zaměstnanců na internetu

Právním základem je oprávněný zájem DIA spočívající v zájmu na zvýšení efektivity práce a motivace zaměstnance k lepším pracovním výsledkům.

Identifikační údaje (jméno, příjmení, IP adresa, informace o navštívených URL adresách, informace o použitých aplikacích využívajících internetu, informace o počtu přístupů na konkrétní webové stránky, informace o kategorii webových stránek dle metodiky firewallu, informace o míře rizikovosti webové stránky dle metodiky firewallu, informace o velikosti stažených a odeslaných dat).

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 3 let od jejich získání.

Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám.

Osoby s vydaným kvalifikovaným prostředkem pro elektronickou identifikaci od DIA (prostředkem je NIA ID a Mobilní klíč eGovermentu

Vedení evidence vydaných prostředků pro elektronickou identifikaci

Plnění zákonné povinnosti podle § 16 zákona o elektronické identifikaci.

(jméno, příjmení, adresa pobytu, datum narození, identifikátor prostředku, identifikátor držitele, číslo a druh dokladu, pokud byla totožnost ověřena průkazem totožnosti, e-mail, telefon.)

Údaje se uchovávají po dobu 15 let od skončení platnosti prostředku pro elektronickou identifikaci.

Osobní údaje jsou předávány dodavateli kvalifikovaného prostředku pro elektronickou identifikaci – Národní agentuře pro komunikační a informační technologie, s. p.

Držitelé vydaných kvalifikovaných prostředků pro elektronickou identifikaci

Vedení údajů v Národním bodu pro identifikaci a autentizaci na podporu procesu elektronické identifikace a autentizace

Plnění zákonné povinnosti podle § 21 odst. 1-3 zákona o elektronické identifikaci.

(identifikátor prostředku pro el. Identifikaci a úroveň záruky, agendový identifikátor držitele pro agendu autentizace, identifikátor držitele v rámci kvalifikovaného systému, identifikátor držitele v rámci on-line služby nebo jiné činnosti, další údaje, které držitelé uvedou)

Údaje se uchovávají po dobu 15 let od skončení platnosti prostředku pro elektronickou identifikaci vyjma údajů, které poskytne držitel.

Údaje, které poskytne držitel, jsou vedeny po dobu platnosti prostředku pro el. Identifikaci, nevymaže-li je držitel dříve.

Osobní údaje jsou předávány dodavateli kvalifikovaného prostředku pro elektronickou identifikaci – Národní agentuře pro komunikační a informační technologie, s. p.

Osoby využívající funkci autentizace držitele u občanského průkazu

Zajištění autentizace držitele občanského průkazu a vydávání identifikačních certifikátů

Plnění zákonné povinnosti podle § 16 odst. 9 zákona č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech, ve znění pozdějších předpisů. Můžeme využít některé z těchto údajů: jméno, příjmení, adresa pobytu, doručovací adresa, datum místo a okres a stát narození, státní občanství, rodné příjmení, pohlaví, rodné číslo; jméno, příjmení a rodné příjmení otce, matky, manžela, partnera; jméno, příjmení, rodné příjmení a rodné číslo dítěte; rodinný stav nebo registrované partnerství, číslo a série občanského průkazu, čísla, série ztracených, odcizených, zničených nebo neplatných občanských průkazů, číslo žádosti o vydání občanského průkazu, žádost o vydání občanského průkazu v el. podobě.

Údaje jsou jednorázově využity pro ztotožnění žadatele a ihned vymazány.

Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám.

Žadatelé o zablokování funkce autentizace držitele občanského průkazu

Zablokování funkce autentizace držitele občanského průkazu

Plnění zákonné povinnosti podle § 16 odst. 9 zákona č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech, ve znění pozdějších předpisů. Můžeme využít některé z těchto údajů: jméno, příjmení, adresa pobytu, doručovací adresa, datum místo a okres a stát narození, státní občanství, rodné příjmení, pohlaví, rodné číslo; jméno, příjmení a rodné příjmení otce, matky, manžela, partnera; jméno, příjmení, rodné příjmení a rodné číslo dítěte; rodinný stav nebo registrované partnerství, číslo a série občanského průkazu, čísla, série ztracených, odcizených, zničených nebo neplatných občanských průkazů, číslo žádosti o vydání občanského průkazu, žádost o vydání občanského průkazu v el. podobě.

Údaje jsou jednorázově využity pro ztotožnění žadatele a ihned po ukončení hovoru vymazány.

Osobní údaje jsou předávány Dohledovému centru eGovernmentu – Ministerstvo vnitra

Nahrávání telefonního hovoru s žadatelem o zablokování funkce autentizace držitele OP

Oprávněný zájem na průkaznosti postupu v souladu s právními předpisy.

Můžeme využít některé z těchto údajů: jméno, příjmení, adresa pobytu, doručovací adresa, datum místo a okres a stát narození, státní občanství, rodné příjmení, pohlaví, rodné číslo; jméno, příjmení a rodné příjmení otce, matky, manžela, partnera; jméno, příjmení, rodné příjmení a rodné číslo dítěte; rodinný stav nebo registrované partnerství, číslo a série občanského průkazu, čísla, série ztracených, odcizených, zničených nebo neplatných občanských průkazů, číslo žádosti o vydání občanského průkazu, žádost o vydání občanského průkazu v el. podobě.

Hovory jsou uchovávány po dobu 1 roku od uskutečnění hovoru.

Osobní údaje jsou předávány Státní pokladně Centra sdílených služeb, s. p. jakožto podniku, jenž zajišťuje podporu systému a dále společnosti ANECT a.s., která je dodavatelem uvedeného podniku.

Kontaktní osoby orgánu veřejné moci, který žádá o vydání přístupového certifikátu k Informačnímu systému základních registrů

Evidence oprávněných kontaktních osob zainteresovaných v procesu vydávání přístupových certifikátů do základních registrů pro agendové informační systémy orgánů veřejné moci a ve správě těchto certifikátů

Oprávněný zájem DIA řádného zajištění provozu a bezpečnosti informačního systému základních registrů a základních registrů podle § 7 odst. 2 písm. a) zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů.

(jméno, příjmení, telefonní číslo a/nebo adresa elektronické pošty)

Po dobu 5 let od podání žádosti orgánu veřejné moci o vydání přístupového certifikátu.

Osobní údaje jsou předávány dodavateli registrační autority základních registrů (RAZR), kterým je společnost Pasante s.r.o.

Žadatelé o technickou podporu Service Desku DIA

Řešení požadavků a sdělení odpovědi žadateli oddělením Service Desk DIA

Plnění zákonné povinnosti podle § 56a odst. 6 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů, v případě autorizované osoby spadající pod orgán veřejné moci a registrované v Jednotném identitním prostoru.

(jméno, příjmení, organizace, funkce, telefon, e-mail)

Souhlas se zpracováním osobních údajů v případě ostatních osob, které nespadají pod orgán veřejné moci.

(jméno, příjmení, telefon e-mail)

Po dobu registrace autorizované osoby v Jednotném identitním prostoru.

Po dobu do vyřešení požadavku

Osobní údaje jsou předávány Ministerstvu vnitra, Českému statistickému úřadu, Českému úřadu zeměměřickému a katastrální-mu, Ředitelství služby cizinecké policie a dále dodavatelům následujících systémů či registrů: ISZR, ROB, ROS, RPP, ORG, RUIAN, NIA, kterými jsou následující subjekty – AUTOCONT a.s., ICZ a.s., ADASTRA, s.r.o., Asseco Central Europe, a.s., Národní agentura pro komunikační a informační technologie, s. p., NESS Czech s.r.o., TESCO SW a.s.

Osoby provádějící dotaz do základních registrů prostřednictvím webových služeb informačního systému základních registrů

Zajištění bezpečnosti systému základních registrů

Plnění zákonné povinnosti podle § 7 odst. 2 písm. f) zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů a § 16 odst. 1 písm. c) zákona č. 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti, ve znění pozdějších předpisů.

(uživatelské jméno)

Po dobu 10 let od provedení dotazu do základního registru

Osobní údaje jsou předávány dodavateli informačního systému základních registrů, kterým je společnost AUTOCONT a.s.

Zasílatelé korespondence na DIA

Vedení spisové služby a spisového archivu

Plnění zákonné povinnosti podle § 64 odst. 5 až § 64 odst. 7 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů.

(jméno, popřípadě jména, příjmení, adresa pro doručování, identifikátor datové schránky, datum narození, popřípadě rodné číslo odesílatele nebo adresáta)

Podle spisového a skartačního řádu DIA (určeno podle konkrétního spisu).

Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám.

Žadatelé o poskytnutí informace podle zákona č. 106/1999 Sb.

Řádné vyřízení žádosti podle zákona o svobodném přístupu k informacím

Plnění zákonných povinností podle § 14 odst. 2 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.

(jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu, nebo adresa bydliště a adresa pro doručování/adresa elektronické pošty)

A podle § 64 odst. 5 až § 64 odst. 7 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů.

(jméno, popřípadě jména, příjmení, adresa pro doručování, identifikátor datové schránky, datum narození, popřípadě rodné číslo odesílatele nebo adresáta)

Po dobu 5 let od vyřízení a uzavření spisu.

Osobní údaje jsou předávány nadřízenému a odvolacímu orgánu, kterým je Ministerstvo vnitra.

Uchazeči o zaměstnání na DIA ve služebním, pracovním nebo jiném obdobném poměru

Vedení spisu o výběrovém řízení o uchazeči o zaměstnání

Plnění zákonné povinnosti podle zákon č. 234/2014 Sb., o státní službě, ve znění pozdějších předpisů, v případě žádosti o přijetí/ zařazení/jmenování na služební místo.

(rodné číslo, datum narození, titul, jméno a příjmení, příp. IČO a DIČ, adresa, e-mailová adresa a telefonní číslo, zdravotní způsobilost, údaje nezbytné k výběru uchazeče, jimiž se rozumí zejména další údaje, které potřebujeme při výběru vhodného uchazeče, jako jsou údaje o jeho vzdělání, předchozí praxi, trestní bezúhonnosti, lustrační osvědčení nebo další informace, které nám uchazeč poskytne v rámci svého životopisu nebo motivačního dopisu)

Zpracování pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy (tj. pracovní smlouvy) v případě žádosti o přijetí na pracovní místo. Následně je s uchazečem uzavřena pracovní smlouva či dohoda o pracích konaných mimo pracovní poměr.

Souhlas se zpracováním osobních údajů v případě, že subjekt údajů v rámci zájmu o konkrétní služební nebo pracovní místo rovněž souhlasil, abychom ho informovali v případě, že pro něj budeme někdy v budoucnu mít i jinou vhodnou pozici, než je ta, na kterou se hlásil.

Za tímto účelem jsou osobní údaje uchovávány v rámci spisu vedeném o příslušném výběrovém

řízení nejdéle po dobu 10 let.

Po dobu realizace výběrového řízení.

Po dobu trvání souhlasu, který byl udělen na dobu 3 let.

Osobní údaje jsou předávány odvolacímu orgánu, kterým je Ministerstvo vnitra.

Dodavatelé

Plnění a realizace smluv uzavřených s dodavateli.

Plnění smlouvy

(jméno, příjmení, titul, trvalé bydliště, přechodné bydliště, fakturační adresa, doručovací adresa, e-mail, telefon, IČ, DIČ, číslo bankovního účtu, podpis)

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu a záruční doby.

Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám.

Uplatňování nároků ze smluvních vztahů po ukončení smlouvy

Oprávněný zájem spočívající v právu vymáhat pohledávky, náhradu škody a jiné nároky, které za trvání našeho smluvního vztahu mohly vzniknout.
(jméno, příjmení, titul, trvalé bydliště, přechodné bydliště, fakturační adresa, doručovací adresa, e-mail, telefon, IČ, DIČ, číslo bankovního účtu, podpis).

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu tří let od ukončení smluvního vztahu, v případě soudního řízení po celou dobu řízení.

Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám.

Plnění našich povinností v oblasti vedení účetnictví a v oblasti daní

Plnění zákonné povinnosti, kterou nám ukládají právní předpisy jako zákon o účetnictví nebo zákon o dani z přidané hodnoty.
(jméno, příjmení, doručovací adresa nebo adresa trvalého bydliště, e-mail, telefon, číslo bankovního účtu a další informace na daňových dokladech).

Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány až po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo dodavatelem poskytnuté plnění.

Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám.

Odběratelé zasílaných aktualit a informací z webových stránek DIA

Vedení kontaktů pro zasílání aktualit a novinek

Souhlas se zpracováním osobních údajů (e-mail, jméno, heslo)

Souhlasy se evidují v rámci redakčního systému Joomla po dobu registrace odběratele.

Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám.

Návštěvníci webových stránek spravovaných DIA

Ukládání souborů cookie pro správné fungování webových stránek

Oprávněný zájem na řádném fungování webových stránek.

Trvalé soubory cookie do doby odstranění návštěvníkem (subjektem údajů) webových stránek nebo do doby jejich platnosti (max. 2 roky). Relační soubory po dobu návštěvy webových stránek.

Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám.

Návštěvníci vstupující do zabezpečené oblasti 3. podlaží DIA

Vedení evidence osob, které vstupují do zabezpečené oblasti

Plnění zákonné povinnosti, kterou nám ukládá zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů, resp. vyhláška č. 528/2005 Sb., o fyzické bezpečnosti a certifikaci technických prostředků, ve znění pozdějších předpisů. (jméno, příjmení, organizace)

Po dobu stanovenou spisovým a skartačním řádem DIA.

Osobní údaje jsou předávány kontrolnímu orgánu, kterým je Národní bezpečnostní úřad.

Osoby vstupující do místností zabezpečených kamerovým systémem v prostorech DIA

Ochrana majetku a informací uložených na zařízeních umístěných v zabezpečených místnostech

Právním základem je oprávněný zájem spočívající v ochraně majetku a informací uložených na zařízeních umístěných v zabezpečených místnostech prostřednictvím kamerového systému se záznamem.

Identifikační údaje (podobizna osoby)

Za tímto účelem jsou osobní údaje zpracovávány po dobu 16 dnů od vstupu subjektu údajů do místností zabezpečených kamerovým systémem, v případě vzniku škody na majetku po celou dobu soudního či jiného řízení.

Osobní údaje jsou případně předávány třetím osobám uplatňujícím nároky z případného vzniku škody, popř. Policii ČR.

Osoby vstupující do zabezpečených místností NCA

Ochrana majetku a informací uložených na zařízeních umístěných v zabezpečených místnostech

Právním základem je oprávněný zájem spočívající v ochraně majetku a informací uložených na zařízeních umístěných v zabezpečených místnostech.

(jméno, příjmení, e-mail, telefon, číslo dokladu totožnosti, fotografie)

Fotografie není uchovávána a je skartována bezodkladně po předání Státní pokladně Centra sdílených služeb s.p.. Ostatní údaje jsou evidovány oddělením bezpečnosti SZR v autorizačním seznamu po dobu nezbytně nutnou, tj. po dobu platnosti oprávnění subjektu údajů ke vstupu do zabezpečených místností.   

Osobní údaje jsou předávány Státní pokladně Centra sdílených služeb, s. p., jakožto podniku, jenž zajišťuje bezpečnost objektu.

Osoby žádající o certifikáty NCA

Řádné vyřízení žádosti o certifikát NCA

Právním základem je plnění smlouvy o poskytování certifikačních služeb.

(jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště, rodné číslo, typ a číslo dokladu totožnosti a číslo druhého dokladu totožnosti)  

Žádosti se skladují ve fyzické podobě v zabezpečené místnosti a v digitální podobě ve spisové službě po dobu 25 let.

Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám.

Osoby vstupující do datových center DIA

Ochrana majetku a informací uložených na zařízeních umístěných v datových centrech

Právním základem je oprávněný zájem spočívající v ochraně majetku a informací uložených na zařízeních umístěných v DC.

(jméno, příjmení, e-mail, telefon, číslo občanského průkazu, fotografie v elektronickém formátu)

Fotografie není uchovávána a je skartována bezodkladně po předání Státní pokladně Centra sdílených služeb s.p. nebo České poště s.p. Ostatní údaje jsou evidovány oddělením bezpečnosti DIA v autorizačním seznamu po dobu nezbytně nutnou, tj. po dobu platnosti oprávnění subjektu údajů ke vstupu do DC.    

Osobní údaje jsou předávány Státní pokladně Centra sdílených služeb, s. p. a České poště s.p., jakožto podnikům, jež zajišťují bezpečnost objektů.