Správa základních registrů zahájila rozesílání záznamů o využívání údajů z registru osob za rok 2021 v podobě výpisů, které budou postupně doručovány do datových schránek. Právnické osoby a podnikající fyzické osoby, které mají v registru osob zapsanou aktivní datovou schránku, tak z výpisu zjistí, které subjekty, kdy a proč se během loňského kalendářního roku dotazovaly na jejich údaje, které jsou v registru osob vedeny jako referenční. Na zprávu není třeba odpovídat, ani výpis poskytovat k dalšímu využití.
Prostřednictvím tohoto výpisu je příjemce informován, který orgán veřejné moci (OVM) nebo soukromoprávní uživatel údajů (SPUÚ) si vyžádal informace z registru osob (položka Subjekt), pod jakou agendou (položka Agenda), kdy tak učinil (položka Datum a čas), jakým informačním systémem (položka Kód AIS/SSVÚ) a z jakého důvodu (Důvod/účel). V případě, že výpis o využívání údajů obsahuje vyšší počet záznamů, bude doručen v několika na sebe navazujících datových zprávách. Každá datová zpráva obsahuje 2 přílohy, a to ve formátu PDF a ve formátu CSV, který je strojově čitelný. Obsah údajů v přílohách je totožný.
Pokud by příjemce měl pochybnosti o oprávněnosti přístupu uvedených subjektů k referenčním údajům jeho osoby vedeným v základním registru osob, může se obrátit přímo na příslušný subjekt s žádostí o poskytnutí doplňujících informací. Toto právo mu náleží ze zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů. V této souvislosti je potřebné upozornit, že referenční údaje registru osob jsou až na výjimky údaji veřejnými. Dále je třeba upozornit, že se ve výpisech mohou objevit i záznamy vyplývající z chyb při připojování subjektů k registru osob (např. cyklické čtení údajů z registru, nevyplněná položka Důvod/účel apod.). V reálném provozu jsou zaznamenávány systémem automaticky všechny dotazy na referenční údaje. Český statistický úřad ani Správa základních registrů nemohou ovlivnit obsah jednotlivých položek obsažených ve výpisu.
V případě, že osoba zapsaná v registru osob má zájem o „Záznam o využívání údajů z registru osob“ a nemá zřízenu datovou schránku, může požádat o vyhotovení výpisu na kontaktním místě veřejné správy Czech POINT. Takto získaný výpis je však zpoplatněn, proto doporučujeme na místě předem ověřit počet stránek výpisu.
SEZNAM NEJČASTĚJŠÍCH DOTAZŮ A ODPOVĚDÍ K ZÁZNAMŮM O VYUŽITÍ ÚDAJŮ Z REGISTRU OSOB
1. Proč mi byl výpis zaslán?
Výpis je zasílán automaticky bezplatně za každý uplynulý kalendářní rok všem subjektům vedeným v registru osob, které mají zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku. Jde o splnění povinnosti z § 14 odst. 4 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů.
2. Nerozumím, co se ode mě žádá a co mám s výpisem udělat?
Na výpis není třeba reagovat ani jej nikam zasílat. Výpis má informativní charakter. Obsahuje informace o tom, které orgány veřejné moci a soukromoprávní uživatelé údajů, v jaké agendě a z jakého důvodu se na Vaši osobu v registru osob dotazovaly. Pokud jako příjemce zprávy máte jakékoliv pochybnosti o oprávněnosti přístupu uvedených subjektů k referenčním údajům Vaší osoby vedeným v základním registru osob, můžete se obrátit přímo na příslušný subjekt s žádostí o poskytnutí doplňujících informací – najdete jej ve sloupci Subjekt (OVM). Toto právo Vám náleží ze zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.
3. Nemohu přílohu ve formátu PDF nebo CSV otevřít.
Datová zpráva obsahující záznam o využívání údajů je odesílána se dvěma přílohami – ve formátu PDF a strojově čitelném formátu CSV. Pro běžného uživatele je určeno otevření výpisu ve formátu PDF, k čemuž slouží bezplatně dostupné aplikace (např. Adobe Reader). Příloha ve formátu CSV je určena ke strojovému zpracování. Dokument v tomto formátu je možné otevřít v libovolném textovém editoru (např. Poznámkový blok). Pro pohodlnější práci však doporučujeme, vzhledem k charakteru dat CSV, některý z tabulkových procesorů (např. MS Excel). Výpisy v obou formátech, PDF i CSV, obsahují totožné údaje o využívání.
4. Jak poznám, že jsem subjektem údajů v registru osob a jaké údaje jsou o mně vedeny?
Registr osob vede údaje o osobách uvedených v § 25 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů. Stejný zákon v § 26 stanovuje, které údaje se o osobě vedou. Bližší informace naleznete zde nebo na https://www.czso.cz/csu/czso/registr_osob.
5. Jsou výpisy zasílány zdarma a jak často?
Výpis je odesílán jedenkrát ročně (za uplynulý kalendářní rok) a bezplatně do datových schránek subjektů údajů.
6. Nemám datovou schránku, jak mohu výpis získat?
Pokud nemáte zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby, můžete jako subjekt údajů registru osob požádat o záznam o využívání údajů z registru osob za Vámi určené období na kontaktním místě veřejné správy Czech POINT. Vydání ověřeného výstupu je zpoplatněno částkou 300,-Kč za první a 150,-Kč za každou další stranu výpisu podle zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů. Z tohoto důvodu doporučujeme předem ověřit počet stran výpisu.
7. Zřídil/a jsem si datovou schránku, ale výpis mi nedorazil.
Odesílání probíhá jedenkrát za rok. Pravděpodobně jste si zřídil/a datovou schránku až v průběhu roku 2022. O výpis však můžete bezplatně zažádat vyplněním formuláře „Záznam o využívání údajů z registru osob umístěném na Portálu veřejné správy online. Je třeba mít na paměti, že datová schránka musí být nejen zřízena, ale i zpřístupněna.
Dalším důvodem pro neobdržení výpisu může být skutečnost, že o Vás nejsou vedeny referenční údaje v registru osob (tzn. nejste subjektem údajů v registru osob), a proto jste nemohl/a obdržet tento výpis.
