Správa základních registrů zahájila rozesílání záznamů o využívání údajů z registru osob za rok 2020 v podobě výpisů, které budou postupně doručovány do datových schránek.
Právnické osoby a podnikající fyzické osoby, které mají v registru osob zapsanou aktivní datovou schránku, tak z výpisu zjistí, které orgány veřejné moci, kdy a proč se během loňského kalendářního roku dotazovaly na jejich údaje, které jsou v registru osob vedeny jako referenční. Na zprávu není třeba odpovídat, ani výpis poskytovat k dalšímu využití.
Prostřednictvím tohoto výpisu je příjemce informován, který orgán veřejné moci (OVM) si vyžádal informace z registru osob (položka Subjekt/OVM), pod jakou agendou (položka Agenda), kdy tak učinil (položka Datum a čas) a z jakého důvodu (Důvod/účel). V případě, že výpis o využívání údajů obsahuje vyšší počet záznamů, bude doručen v několika na sebe navazujících datových zprávách. Každá datová zpráva obsahuje 2 přílohy, a to ve formátu PDF a ve formátu CSV, který je strojově čitelný. Obsah údajů v přílohách je totožný.
Pokud by příjemce měl pochybnosti o oprávněnosti přístupu uvedených subjektů k referenčním údajům jeho osoby vedeným v základním registru osob, může se obrátit přímo na příslušný subjekt s žádostí o poskytnutí doplňujících informací. Toto právo mu náleží ze zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím. V této souvislosti je potřebné upozornit, že referenční údaje registru osob jsou až na výjimky údaji veřejnými. Dále je třeba upozornit, že se ve výpisech mohou objevit i záznamy vyplývající z chyb při připojování OVM k registru osob (např. cyklické čtení údajů z registru jedním OVM, nevyplněná položka Důvod/účel apod.). V reálném provozu jsou zaznamenávány systémem automaticky všechny dotazy na referenční údaje. Český statistický úřad ani Správa základních registrů nemohou ovlivnit obsah jednotlivých položek obsažených ve výpisu.
V případě, že osoba zapsaná v registru osob má zájem o „Záznam o využívání údajů v registru osob“ a nemá zřízenu datovou schránku, může požádat o vyhotovení výpisu na kontaktním místě Czech POINT. Takto získaný výpis je však zpoplatněn, proto doporučujeme na místě předem ověřit počet stránek výpisu.
SEZNAM NEJČASTĚJŠÍCH DOTAZŮ A ODPOVĚDÍ K ROČNÍM VÝPISŮM O VYUŽITÍ ÚDAJŮ V REGISTRU OSOB
1. Proč mi byl výpis zaslán?
Výpis je zasílán automaticky bezplatně za každý uplynulý kalendářní rok všem subjektům vedeným v registru osob, které mají zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku. Jde o splnění povinnosti z § 14 odst. 4 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů.
2. Nerozumím, co se ode mě žádá a co mám s výpisem udělat?
Na výpis není třeba reagovat ani jej nikam zasílat. Výpis má informativní charakter. Obsahuje informace o tom, které orgány veřejné moci, v jaké agendě a z jakého důvodu se na Vaši osobu v registru osob dotazovaly. Pokud jako příjemce zprávy máte jakékoliv pochybnosti o oprávněnosti přístupu uvedených orgánů veřejné moci k referenčním údajům Vaší osoby vedeným v základním registru osob, může se obrátit přímo na příslušný subjekt s žádostí o poskytnutí doplňujících informací - najdete jej ve sloupci Subjekt (OVM). Toto právo Vám náleží ze zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.
3. Nemohu přílohu PDF nebo CSV otevřít.
Datová zpráva obsahující záznam o využívání údajů je odesílána se dvěma přílohami ve formátu PDF a strojově čitelném formátu CSV. Pro běžného uživatele poslouží otevření výpisu ve formátu PDF, k čemuž slouží bezplatně dostupné aplikace (např. Adobe Reader). Příloha ve formátu CSV slouží ke strojovému zpracování. Je možné jej otevřít v libovolném textovém editoru (např. Poznámkový blok). Pro pohodlnější práci však doporučujeme vzhledem k charakteru dat CSV některý z tabulkových procesorů (např. MS Excel). Oba formáty, PDF i CSV, obsahují totožné údaje o využívání.
4. Jak poznám, že jsem subjektem údajů v registru osob a jaké údaje jsou o mě vedeny?
Registr osob vede údaje o osobách uvedených v § 25 zákona č.111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů. Stejný zákon v § 26 stanovuje, které údaje se o osobě vedou. Bližší informace naleznete zde https://www.szrcr.cz/cs/registr-osob
nebo na https://www.czso.cz/csu/czso/registr_osob.
5. Jsou výpisy zasílány zdarma a jak často?
Výpis je odesílán jedenkrát ročně (za uplynulý kalendářní rok) a bezplatně do datových schránek subjektů údajů.
6. Nemám datovou schránku, jak mohu výpis získat?
Pokud nemáte zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku právnické osoby či podnikající fyzické osoby, můžete jako subjekt údajů registru osob požádat o záznam o využívání údajů v registru osob za Vámi určené období na kontaktním místě veřejné správy Czech POINT. Vydání ověřeného výstupu je zpoplatněno částkou 100,-Kč za první a 50,-Kč za každou další stranu výpisu dle zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů. Z tohoto důvodu doporučujeme předem ověřit počet stran výpisu.
7. Zřídil jsem si datovou schránku, ale výpis mi nedorazil.
Odesílání probíhá jedenkrát za rok. Pravděpodobně jste si zřídil datovou schránku až po termínu odesílání. O výpis však můžete bezplatně zažádat vyplněním formuláře „Záznam o využívání údajů v registru osob umístěném na Portálu veřejné správy online. Je třeba mít na paměti, že datová schránka musí být nejen zřízena, ale i zpřístupněna.
Dalším důvodem pro neobdržení výpisu může být skutečnost, že o Vás nejsou vedeny referenční údaje v registru osob (tzn. nejste subjektem údajů v registru osob), a proto jste nemohl obdržet tento výpis.
